Zanim podejmiesz się automatyzacji w swoim biurze... zatrzymaj się i weź krótki oddech. :) Przede wszystkim nie powinniśmy się ścigać i automatyzować wszystkiego na raz. Chodzi o to, by znaleźć te zadania, które przyniosą realne korzyści i szybki zwrot z inwestycji.
Nim rzucisz się w wir automatyzacji wszystkiego, kluczem jest wybranie prawidłowych procesów.
Najlepsze pierwsze automatyzacje dotyczą procesów już:
- Opisanych
- Sprawdzonych
- Ustandaryzowanych
No dobrze, ale dlaczego brać na warsztat procesy, które w zasadzie działają i mają się dobrze?
- Opisany i zmapowany proces dużo łatwiej przenieść na digital. W innym wypadku musisz poświęcić czas oraz zasoby na jego opisanie i zmapowanie od zera.
- Nie musisz poświęcać czasu na mierzenie i sprawdzanie, czy proces w ogóle wart jest automatyzacji. A uwierz, nie wszystkie procesy warto automatyzować.
- To jest esencja Lean i ciągłego doskonalenia. Czy ustandaryzowany proces może spocząć na laurach? Nigdy! Każdy proces można doskonalić, a czymże jest automatyzacja, jeśli nie formą doskonalenia?
Jak wdrażać automatyzacje krok po kroku?
Skoro wiemy już, DLACZEGO warto zacząć od sprawnych procesów, pora odpowiedzieć na pytanie: JAK to zrobić w praktyce?
Myśl o procesach w firmie jak o budowli z klocków. Każdy duży proces (np. "obsługa zamówienia klienta") składa się z wielu mniejszych "mikro-procesów" (np. "rejestracja zamówienia", "sprawdzenie dostępności towaru", "wydrukowanie etykiety adresowej"). Strategia polega na mądrym wybieraniu i automatyzowaniu tych klocków w odpowiedniej kolejności.
Faza 1: Zbieranie "szybkich zwycięstw" (Quick Wins)
Zaczynamy od małych, solidnych klocków, które już działają. To fundament do budowania kultury automatyzacji w firmie. Pierwsze, proste wdrożenia mają jeden, kluczowy cel: udowodnić realną wartość technologii i zbudować zaufanie w zespole. Dostarczają szybkie rezultaty bez podejmowania zbędnego ryzyka. Koszt wdrożenia jest również znacznie mniejszy.
Jak znaleźć te klocki? Najpierw zdiagnozuj pole bitwy
Jak w praktyce znaleźć te małe, proste procesy? Wszystko "zależy". Zanim zrobisz cokolwiek, musisz postawić sobie diagnozę. Odpowiedz szczerze na te pytania:
- Jaka jest historia? Czy poprzednie wdrożenia "usprawnień" skończyły się sukcesem, czy tylko dodały ludziom pracy?
- Jaka jest kultura? Czy dominujecie w kulturze ciągłego doskonalenia, czy raczej "ciągłej optymalizacji poprzez dodawanie"?
- Jaki jest poziom zaufania? Czy w organizacji panuje swoboda wypowiedzi, czy ludzie boją się głośno mówić, że coś nie działa?
Twoje odpowiedzi pokażą Ci, którą z dwóch dróg musisz wybrać.
Droga A: Środowisko zaufania
Jeśli historia jest dobra, a kultura otwarta, Twój pierwszy krok jest prosty: idź i rozmawiaj. "Zejdź do okopów" i umów się na rozmowy. Pytaj o irytujące zadania, o powtarzalność, o coś, co ludzie robią codziennie, a robić tego nie chcą.
Ludzie będą chcieli Ci pomóc, bo wierzą, że masz dobre intencje. Zastosuj te pytania:
"Opowiedz mi, jak wygląda Twój typowy dzień."
"Co jest najbardziej irytującą lub monotonną częścią Twojej pracy?"
"Gdybyś miał/a magiczną różdżkę, jakiej jednej, nudnej czynności byś się pozbył/a?"
Droga B: Środowisko "spalonej ziemi"
Jeśli historia jest niesprzyjająca, a zaufania nie ma, rozmowa na nic się zda. Twoim pierwszym zadaniem nie jest rozmowa, ale znalezienie niepodważalnego dowodu na prosty, powtarzalny proces, który działa. Szukasz tego, co jest proste, stabilne i działa. Zrób "cichy zwiad":
- Obserwuj otoczenie: Codziennie stos wydrukowanych raportów, które docierają do innych obszarów? To nie jest dowód na błąd. To dowód na stabilny, działający rytuał.
- Słuchaj: Jeżeli słyszysz, że ktoś kogoś prosi o zrobienie czegoś, to jest duża szansa, że ta osoba ma stabilny, działający, powtarzalny proces.
- Szukaj: Codziennie maile z podsumowaniami? Proces działa i jest powtarzalny.
Dopiero gdy znajdziesz taki oczywisty, działający, ale manualny proces, przechodzisz do działania. Dostarczasz dowód – prostą automatyzację (np. automatyczne drukowanie raportu), która oszczędza komuś czas i nie zmienia logiki tego, co już działało. To buduje zaufanie, bo niczego nie "naprawiasz" i nie krytykujesz. Po prostu zdejmujesz z kogoś nudną pracę. Proces po procesie, cegiełka po cegiełce.
Faza 2: Naprawianie "chaotycznych" procesów
Kiedy proste automatyzacje zaczynają działać bez zarzutu, a organizacja widzi z nich realne korzyści, można przejść na kolejny poziom. To moment, w którym bierzesz pod lupę procesy mniej uporządkowane — takie, które działają, ale w tle widać bałagan, opóźnienia i ręczne obejścia.
W tej fazie nie chodzi tylko o samą automatyzację, ale o zrozumienie i uporządkowanie procesu. To moment, w którym łączy się mapowanie, analiza i optymalizacja, zanim wpuścisz tam technologię.
Jak to wygląda w praktyce?
- Zmapuj proces od zera. Narysuj przepływ krok po kroku. Zobacz, gdzie ginie czas, gdzie dane się duplikują, gdzie decyzje są niejasne.
- Znajdź wąskie gardła.
- Uprość, zanim zautomatyzujesz. Automatyzacja źle zaprojektowanego procesu tylko przyspieszy bałagan.
- Zbuduj prostą automatyzację, dopiero wtedy, gdy proces jest przejrzysty i stabilny.
W ten sposób z klocków "naprawionych" procesów zaczynasz budować wyższe piętro automatyzacji.
Faza 3: Składanie klocków w "Full Digital"
Pełna cyfryzacja nie dzieje się z dnia na dzień. To nie wielki projekt wdrożeniowy, a naturalny efekt setek małych usprawnień.
Każdy zautomatyzowany, dobrze działający mikro-proces staje się jednym klockiem w większej układance. Jedne odpowiadają za dokumenty, inne za raporty, jeszcze inne za dane. Z czasem te klocki zaczynają się łączyć — komunikują się ze sobą, wymieniają dane, eliminują ręczne punkty styku i powstaje efekt kuli śnieżnej. Automatyzacje napędzają same siebie, przynosząc większe korzyści i zwroty.
Firmy zaczynają działać w trybie "full digital", gdy większość procesów wykonuje się sama, a ludzie zajmują się myśleniem, nie klikaniem.
Tylko żeby do tego dojść, trzeba zacząć od tego, co działa, co jest stabilne i przewidywalne. Właśnie dlatego:
Powinniśmy automatyzować procesy, które już działają.
Bo one dają szybki zwrot z inwestycji, budują doświadczenie i stanowią bazę dla kolejnych kroków. Automatyzacja nie jest sprintem, tylko budowaniem systemu naczyń połączonych, gdzie każdy klocek ma znaczenie.
Podsumowując
Automatyzacja procesów to nie sztuka wdrażania jak największej liczby botów. To sztuka wyboru właściwych momentów i miejsc. Zaczynaj od procesów, które są sprawdzone i przewidywalne — one pokazują wartość. Potem przechodź do tych mniej doskonałych, ucz się na błędach i łącz wszystko w spójną całość.
Tak właśnie wygląda droga od pierwszego "klocka" do pełnej cyfryzacji.
Potrzebujesz pomocy w transformacji swojej organizacji?
Skontaktuj się z nami, aby omówić, jak możemy pomóc Twojej organizacji w świadomym budowaniu rozwiązań na miarę.